Chào bạn, những người đam mê cà phê và ấp ủ giấc mơ mở quán! Bạn đang “đau đầu” không biết 1 quán cà phê cần bao nhiêu nhân viên để vận hành trơn tru và hiệu quả? Bạn muốn tìm hiểu bí quyết tính toán và quản lý nhân sự để quán cà phê của mình luôn “đắt khách” và sinh lời? Vậy thì bài viết này chính là “cẩm nang” dành cho bạn đó!
Mở quán cà phê không chỉ là đam mê, mà còn là một bài toán kinh doanh đầy thách thức. Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm, thiết kế không gian, xây dựng menu hấp dẫn, thì quản lý nhân sự cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công của quán. Nếu quán quá ít nhân viên, bạn sẽ không thể phục vụ khách hàng chu đáo, gây ra tình trạng quá tải và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách. Ngược lại, nếu quán quá nhiều nhân viên, bạn sẽ phải “gánh” chi phí nhân sự quá lớn, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Vậy làm thế nào để tính toán và bố trí số lượng nhân viên hợp lý cho quán cà phê của mình? Hãy cùng mình khám phá những bí quyết ngay sau đây nhé!
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Số Lượng Nhân Viên Quán Cà Phê
Để xác định 1 quán cà phê cần bao nhiêu nhân viên, bạn cần xem xét đến nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất mà bạn cần lưu ý:
1. Quy Mô Quán Cà Phê: Diện Tích và Số Chỗ Ngồi
Quy mô quán cà phê là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất ảnh hưởng đến số lượng nhân viên. Một quán cà phê có diện tích lớn, nhiều chỗ ngồi chắc chắn sẽ cần nhiều nhân viên hơn so với một quán cà phê nhỏ, chỉ phục vụ takeaway.
- Quán cà phê nhỏ (dưới 50m2, dưới 30 chỗ ngồi): Thường phù hợp với mô hình takeaway hoặc phục vụ tại chỗ với số lượng khách hàng vừa phải. Số lượng nhân viên có thể dao động từ 2-4 người.
- Quán cà phê vừa (50-100m2, 30-70 chỗ ngồi): Phù hợp với mô hình phục vụ tại chỗ và takeaway, có không gian thoải mái cho khách hàng. Số lượng nhân viên có thể dao động từ 5-8 người.
- Quán cà phê lớn (trên 100m2, trên 70 chỗ ngồi): Thường là các quán cà phê sân vườn, cà phê concept hoặc chuỗi cửa hàng, có không gian rộng rãi và nhiều dịch vụ đi kèm. Số lượng nhân viên có thể dao động từ 10 người trở lên.
Ví dụ thực tế:
Mình có một người bạn mở quán cà phê nhỏ xinh khoảng 40m2, chỉ có vài bộ bàn ghế nhỏ và chủ yếu phục vụ takeaway. Ban đầu, bạn ấy chỉ thuê 2 nhân viên, nhưng vào giờ cao điểm thì “xoay không kịp”, khách hàng phải chờ đợi lâu và đôi khi còn bỏ đi. Sau đó, bạn ấy quyết định thuê thêm 1 nhân viên nữa, tổng cộng là 3 người, thì tình hình đã cải thiện đáng kể. Khách hàng không còn phải chờ đợi lâu, nhân viên cũng làm việc thoải mái hơn và doanh thu cũng tăng lên.
2. Mô Hình Quán Cà Phê: Takeaway, Tại Chỗ, Sân Vườn,…
Mô hình quán cà phê cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Mỗi mô hình quán cà phê sẽ có yêu cầu về số lượng và vị trí nhân viên khác nhau:
- Quán cà phê takeaway: Mô hình này tập trung vào việc bán mang đi, nên số lượng nhân viên cần thiết thường ít hơn. Chủ yếu cần nhân viên pha chế, thu ngân và có thể thêm 1-2 nhân viên hỗ trợ.
- Quán cà phê phục vụ tại chỗ: Mô hình này cần nhiều nhân viên hơn để phục vụ khách hàng tại bàn, bao gồm nhân viên pha chế, thu ngân, phục vụ, và tạp vụ.
- Quán cà phê sân vườn: Mô hình này thường có diện tích lớn, không gian rộng rãi và nhiều khu vực khác nhau, nên cần số lượng nhân viên lớn hơn để đảm bảo phục vụ khách hàng ở tất cả các khu vực.
- Quán cà phê kết hợp: Một số quán cà phê kết hợp nhiều mô hình khác nhau, ví dụ như vừa có khu vực takeaway, vừa có khu vực phục vụ tại chỗ, vừa có khu vực sân vườn. Trong trường hợp này, bạn cần tính toán số lượng nhân viên cho từng khu vực và tổng hợp lại.
3. Menu và Độ Phức Tạp của Đồ Uống/Món Ăn
Menu và độ phức tạp của đồ uống/món ăn cũng ảnh hưởng đến số lượng nhân viên pha chế và phục vụ. Nếu quán cà phê của bạn có menu đa dạng, nhiều món đặc biệt, hoặc các món pha chế phức tạp, thì bạn sẽ cần nhiều nhân viên pha chế có tay nghề cao để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tương tự, nếu quán cà phê của bạn có phục vụ thêm đồ ăn, đặc biệt là các món ăn cần chế biến cầu kỳ, thì bạn sẽ cần thêm nhân viên bếp hoặc nhân viên phụ bếp.
Ví dụ:
Một quán cà phê chuyên về cà phê máy, có menu đơn giản chỉ gồm espresso, cappuccino, latte,… thì có thể chỉ cần 1-2 nhân viên pha chế. Nhưng nếu quán cà phê của bạn có menu phức tạp hơn, bao gồm cả cà phê cold brew, cà phê drip, các loại trà, sinh tố, đá xay,… thì bạn có thể cần 2-3 nhân viên pha chế hoặc hơn, đặc biệt là vào giờ cao điểm.
4. Giờ Mở Cửa và Thời Gian Cao Điểm
Giờ mở cửa và thời gian cao điểm cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét khi tính toán số lượng nhân viên. Nếu quán cà phê của bạn mở cửa cả ngày, từ sáng sớm đến tối muộn, thì bạn sẽ cần chia ca làm việc cho nhân viên và đảm bảo có đủ nhân viên ở mỗi ca.
Thời gian cao điểm thường là buổi sáng (7-9h), buổi trưa (11h30-13h30) và buổi tối (19-21h). Vào những thời điểm này, lượng khách hàng thường tăng đột biến, nên bạn cần bố trí thêm nhân viên để phục vụ kịp thời và tránh tình trạng khách hàng phải chờ đợi lâu.
5. Dịch Vụ Khách Hàng Mong Đợi
Dịch vụ khách hàng mong đợi cũng là một yếu tố cần cân nhắc. Nếu bạn muốn quán cà phê của mình nổi tiếng với dịch vụ chuyên nghiệp, chu đáo và nhanh nhẹn, thì bạn cần đầu tư vào đội ngũ nhân viên chất lượng và đảm bảo có đủ nhân viên để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Ví dụ:
Một quán cà phê cao cấp, hướng đến đối tượng khách hàng có thu nhập cao, chắc chắn sẽ cần nhiều nhân viên phục vụ hơn so với một quán cà phê bình dân. Nhân viên phục vụ ở quán cà phê cao cấp cần được đào tạo bài bản về kỹ năng giao tiếp, nghiệp vụ phục vụ và có thái độ chuyên nghiệp, tận tâm.
Các Vị Trí Nhân Viên Cần Thiết Trong Quán Cà Phê
Để vận hành một quán cà phê hiệu quả, bạn cần có đầy đủ các vị trí nhân viên sau:
1. Quản Lý/Giám Sát
Quản lý/Giám sát là vị trí quan trọng nhất trong quán cà phê. Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của quán, bao gồm:
- Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá hiệu suất nhân viên.
- Quản lý tài chính: Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, lập báo cáo tài chính.
- Quản lý kho: Kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu, đảm bảo đủ hàng tồn kho.
- Quản lý chất lượng dịch vụ: Đảm bảo chất lượng đồ uống, món ăn, vệ sinh quán và dịch vụ khách hàng.
- Marketing và quảng bá: Xây dựng chiến lược marketing, quảng bá quán cà phê.
Tùy thuộc vào quy mô quán cà phê, bạn có thể thuê 1 quản lý toàn thời gian hoặc tự mình quản lý quán. Đối với các quán cà phê lớn hoặc chuỗi cửa hàng, bạn có thể cần thêm giám sát ca để hỗ trợ quản lý trong từng ca làm việc.
2. Pha Chế (Barista)
Pha chế (Barista) là vị trí không thể thiếu trong quán cà phê. Nhân viên pha chế sẽ chịu trách nhiệm:
- Pha chế đồ uống: Cà phê, trà, sinh tố, đá xay,… theo menu của quán.
- Tiếp nhận order: Ghi order của khách hàng.
- Tư vấn đồ uống: Giới thiệu và tư vấn đồ uống cho khách hàng.
- Vệ sinh khu vực pha chế: Đảm bảo khu vực pha chế luôn sạch sẽ và gọn gàng.
Số lượng nhân viên pha chế cần thiết sẽ phụ thuộc vào menu đồ uống và công suất phục vụ của quán. Đối với các quán cà phê có menu phức tạp và lượng khách hàng đông, bạn có thể cần 2-3 nhân viên pha chế hoặc hơn trong mỗi ca làm việc.
3. Thu Ngân
Thu ngân là vị trí chịu trách nhiệm:
- Tính tiền và thu tiền: Thanh toán hóa đơn cho khách hàng.
- In hóa đơn: Xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Quản lý tiền mặt: Đảm bảo tiền mặt trong ca luôn khớp với doanh thu.
- Báo cáo doanh thu: Lập báo cáo doanh thu hàng ngày.
Đối với các quán cà phê nhỏ, nhân viên pha chế có thể kiêm luôn vị trí thu ngân. Tuy nhiên, đối với các quán cà phê lớn hoặc có lượng khách hàng đông, bạn nên thuê 1 nhân viên thu ngân riêng để đảm bảo tốc độ thanh toán và tránh sai sót.
4. Phục Vụ
Phục vụ là vị trí chịu trách nhiệm:
- Chào đón khách hàng: Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng vào bàn.
- Nhận order: Ghi order của khách hàng tại bàn.
- Bưng bê đồ uống/món ăn: Mang đồ uống và món ăn từ quầy pha chế/bếp ra bàn cho khách.
- Dọn dẹp bàn: Thu dọn ly tách, dĩa,… sau khi khách hàng sử dụng.
- Hỗ trợ khách hàng: Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết.
Số lượng nhân viên phục vụ cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô quán cà phê và phong cách phục vụ. Đối với các quán cà phê phục vụ tại bàn, bạn cần đảm bảo có đủ nhân viên phục vụ để khách hàng không phải chờ đợi lâu và luôn được phục vụ chu đáo.
5. Tạp Vụ/Rửa Chén
Tạp vụ/Rửa chén là vị trí chịu trách nhiệm:
- Rửa ly tách, dĩa, dụng cụ pha chế: Đảm bảo ly tách, dĩa và dụng cụ luôn sạch sẽ và sẵn sàng sử dụng.
- Vệ sinh quán: Lau dọn bàn ghế, sàn nhà, nhà vệ sinh và các khu vực khác trong quán.
- Hỗ trợ các công việc khác: Hỗ trợ nhân viên pha chế và phục vụ khi cần thiết.
Vị trí tạp vụ/rửa chén thường không cần nhiều kỹ năng chuyên môn, nhưng lại rất quan trọng để đảm bảo vệ sinh và hoạt động trơn tru của quán. Tùy thuộc vào quy mô quán cà phê, bạn có thể thuê 1-2 nhân viên tạp vụ/rửa chén hoặc nhiều hơn.
6. Bảo Vệ (Tùy Quy Mô)
Bảo vệ là vị trí có thể có hoặc không, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của quán cà phê. Đối với các quán cà phê nhỏ, thường không cần bảo vệ. Nhưng đối với các quán cà phê lớn, sân vườn hoặc nằm ở khu vực phức tạp về an ninh, bạn nên thuê 1-2 nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh và trật tự cho quán.
Cách Tính Số Lượng Nhân Viên Quán Cà Phê
Sau khi đã xác định được các yếu tố ảnh hưởng và các vị trí nhân viên cần thiết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách tính số lượng nhân viên quán cà phê một cách cụ thể:
1. Tính Toán Dựa Trên Công Suất Phục Vụ
Một trong những cách tính số lượng nhân viên phổ biến nhất là dựa trên công suất phục vụ của quán. Bạn cần ước tính số lượng khách hàng trung bình mà quán có thể phục vụ trong một giờ hoặc một ngày, đặc biệt là vào giờ cao điểm.
Ví dụ:
- Giả sử quán cà phê của bạn có 50 chỗ ngồi và thời gian phục vụ trung bình cho mỗi khách hàng là 1 giờ.
- Trong giờ cao điểm, quán có thể lấp đầy 80% số chỗ ngồi, tức là khoảng 40 khách hàng/giờ.
- Để phục vụ 40 khách hàng/giờ, bạn có thể cần:
- 2-3 nhân viên pha chế: Để đảm bảo tốc độ pha chế đồ uống.
- 3-4 nhân viên phục vụ: Để phục vụ khách hàng tại bàn và dọn dẹp.
- 1 thu ngân: Để thanh toán hóa đơn.
- 1 tạp vụ: Để rửa chén và vệ sinh quán.
- 1 quản lý/giám sát: Để điều hành và quản lý hoạt động của quán.
Như vậy, tổng cộng bạn có thể cần khoảng 8-10 nhân viên cho quán cà phê có quy mô vừa và công suất phục vụ như trên.
2. Sử Dụng Công Thức và Tỷ Lệ Tham Khảo
Ngoài cách tính toán dựa trên công suất phục vụ, bạn cũng có thể tham khảo một số công thức và tỷ lệ được sử dụng phổ biến trong ngành F&B để ước tính số lượng nhân viên:
- Tỷ lệ nhân viên/số chỗ ngồi: Một số quán cà phê áp dụng tỷ lệ 1 nhân viên/10-15 chỗ ngồi. Tuy nhiên, tỷ lệ này chỉ mang tính chất tham khảo và cần điều chỉnh tùy thuộc vào mô hình và phong cách phục vụ của quán.
- Công thức tính số ca làm việc: Bạn có thể chia ca làm việc theo giờ mở cửa và thời gian cao điểm. Ví dụ, nếu quán mở cửa 14 tiếng/ngày và có 2 ca làm việc (ca sáng và ca chiều), thì mỗi ca làm việc sẽ kéo dài 7 tiếng. Bạn cần đảm bảo có đủ nhân viên ở mỗi ca, đặc biệt là vào giờ cao điểm.
Lưu ý:
Các công thức và tỷ lệ trên chỉ mang tính chất tham khảo. Bạn cần điều chỉnh số lượng nhân viên dựa trên tình hình thực tế của quán, phản hồi của khách hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
3. Dự Trù Nhân Viên Cho Thời Gian Cao Điểm và Dự Phòng
Khi tính toán số lượng nhân viên, bạn cần dự trù thêm nhân viên cho thời gian cao điểm và dự phòng cho các trường hợp nhân viên nghỉ ốm, nghỉ phép hoặc nghỉ việc đột xuất.
- Thời gian cao điểm: Bạn nên bố trí thêm 1-2 nhân viên so với số lượng nhân viên thông thường để đảm bảo phục vụ khách hàng kịp thời và tránh tình trạng quá tải.
- Nhân viên dự phòng: Bạn nên có sẵn 1-2 nhân viên dự phòng để có thể thay thế nhân viên chính thức khi cần thiết. Nhân viên dự phòng có thể là nhân viên part-time hoặc nhân viên thời vụ.
Lời khuyên:
Trong thời gian đầu mới mở quán, bạn nên thuê số lượng nhân viên vừa phải và linh hoạt điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế. Bạn có thể quan sát lượng khách hàng, phản hồi của khách hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên để đưa ra quyết định thuê thêm hoặc giảm bớt nhân viên.
Bí Quyết Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Quán Cà Phê
Sau khi đã tính toán và bố trí được số lượng nhân viên hợp lý, việc quản lý nhân sự hiệu quả cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo quán cà phê hoạt động trơn tru và nhân viên làm việc gắn bó, nhiệt tình. Dưới đây là một số bí quyết quản lý nhân sự hiệu quả mà bạn có thể áp dụng:
1. Lập Kế Hoạch và Phân Công Công Việc Rõ Ràng
Lập kế hoạch và phân công công việc rõ ràng là bước đầu tiên để quản lý nhân sự hiệu quả. Bạn cần:
- Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí nhân viên, nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn và yêu cầu công việc.
- Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên trong mỗi ca làm việc, đảm bảo mỗi nhân viên đều biết rõ mình cần làm gì và làm như thế nào.
- Lập lịch làm việc linh hoạt, phù hợp với thời gian cao điểm và thấp điểm của quán.
- Thông báo lịch làm việc trước cho nhân viên để họ có thể chủ động sắp xếp thời gian cá nhân.
2. Đào Tạo Nhân Viên Chuyên Nghiệp
Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp là một đầu tư quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu suất làm việc của nhân viên. Bạn cần:
- Đào tạo nghiệp vụ: Hướng dẫn nhân viên về quy trình pha chế, kỹ năng phục vụ, cách sử dụng máy móc, thiết bị,…
- Đào tạo kỹ năng mềm: Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm,…
- Đào tạo về sản phẩm và dịch vụ: Giúp nhân viên hiểu rõ về menu, các chương trình khuyến mãi, chính sách của quán,…
- Đào tạo thường xuyên: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức và nâng cao kỹ năng cho nhân viên.
3. Xây Dựng Văn Hóa Làm Việc Tích Cực
Xây dựng văn hóa làm việc tích cực là yếu tố quan trọng để tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên. Bạn cần:
- Tạo môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng: Khuyến khích nhân viên giao tiếp, chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau.
- Ghi nhận và khen thưởng: Khen ngợi và thưởng cho những nhân viên có thành tích tốt, thái độ làm việc tích cực.
- Lắng nghe và phản hồi: Lắng nghe ý kiến của nhân viên, phản hồi kịp thời và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Tạo cơ hội phát triển: Tạo cơ hội cho nhân viên được học hỏi, nâng cao kỹ năng và thăng tiến trong công việc.
4. Sử Dụng Công Nghệ Hỗ Trợ Quản Lý Nhân Sự
Sử dụng công nghệ hỗ trợ quản lý nhân sự có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý. Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để:
- Chấm công và tính lương tự động: Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian tính lương.
- Quản lý lịch làm việc: Lập lịch làm việc, theo dõi ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm của nhân viên.
- Đánh giá hiệu suất nhân viên: Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.
- Giao tiếp và trao đổi thông tin: Tạo kênh giao tiếp nội bộ để trao đổi thông tin và thông báo đến nhân viên.
Ví Dụ Thực Tế Về Số Lượng Nhân Viên Cho Các Loại Quán Cà Phê
Để bạn dễ hình dung hơn, mình sẽ đưa ra một vài ví dụ thực tế về số lượng nhân viên cho các loại quán cà phê khác nhau:
1. Quán Cà Phê Nhỏ, Takeaway (Dưới 50m2, Dưới 30 Chỗ Ngồi)
- Nhân viên: 2-4 người
- 1-2 nhân viên pha chế kiêm thu ngân
- 1-2 nhân viên hỗ trợ (phục vụ, tạp vụ)
- Ca làm việc: 2 ca (ca sáng và ca chiều) hoặc 3 ca (ca sáng, ca chiều và ca tối)
- Tổng số nhân viên: 4-8 người (bao gồm cả nhân viên chính thức và part-time)
2. Quán Cà Phê Trung Bình, Phục Vụ Tại Chỗ (50-100m2, 30-70 Chỗ Ngồi)
- Nhân viên: 5-8 người
- 2-3 nhân viên pha chế
- 1 thu ngân
- 2-3 nhân viên phục vụ
- 1 tạp vụ
- Ca làm việc: 2 ca (ca sáng và ca chiều) hoặc 3 ca (ca sáng, ca chiều và ca tối)
- Tổng số nhân viên: 10-16 người (bao gồm cả nhân viên chính thức và part-time)
3. Quán Cà Phê Lớn, Sân Vườn Hoặc Chuỗi Cửa Hàng (Trên 100m2, Trên 70 Chỗ Ngồi)
- Nhân viên: 10 người trở lên
- 3-4 nhân viên pha chế
- 1-2 thu ngân
- 4-5 nhân viên phục vụ
- 1-2 tạp vụ
- 1 quản lý/giám sát
- 1-2 bảo vệ (tùy quy mô)
- Ca làm việc: 2-3 ca (tùy theo giờ mở cửa)
- Tổng số nhân viên: 20 người trở lên (bao gồm cả nhân viên chính thức, part-time và quản lý)
Lưu ý:
Đây chỉ là những ví dụ tham khảo. Số lượng nhân viên thực tế có thể khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố đã phân tích ở trên. Bạn cần linh hoạt điều chỉnh số lượng nhân viên cho phù hợp với tình hình kinh doanh và nhu cầu thực tế của quán cà phê của mình.
Lời Kết
Hy vọng rằng, với những thông tin và bí quyết mà mình chia sẻ trong bài viết này, bạn đã có thể tự tin tính toán và quản lý nhân sự hiệu quả cho quán cà phê của mình. Việc bố trí đủ nhân viên, đúng vị trí và quản lý nhân sự tốt không chỉ giúp quán cà phê của bạn vận hành trơn tru, mà còn mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và gia tăng lợi nhuận.
Chúc bạn thành công trên con đường kinh doanh quán cà phê của mình! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!
